Trafikljusmötet
Tidsåtgång: 45 - 90 minuter
Trafikljusmötet ger en mötesstruktur för att fånga upp och hantera tidiga signaler på missnöje och samarbetsproblem i arbetsgruppen. Den bör vara en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet som alla arbetsgivare måste göra för att säkerställa en god psykosocial arbetsmiljö. Trafikljusmötet kan genomföras online eller fysiskt på plats på jobbet.
Video: Allt du behöver veta om trafikljusmötet på
5 minuter
I filmen får ni se Oskar Palmenfelt, utbildare på Araya & Maskovic, guida er genom trafikljusmötet.
Han går igenom förberedelser och genomförandet av både fysiskt och digitalt möte.
I detalj: Så genomförs trafikljusmötet
Nedan finns instruktioner både för digitalt och fysiskt möte.
Tidsåtgång: 45 minuter - 90 minuter
Planera in längre tid första gången men sedan går det snabbare när ni vant er vid arbetssättet. Kom ihåg att det i längden är tidsbesparande att jobba med arbetsmiljöfrågor!
Övergripande
Eftersom mötet har ett stort redovisningsmoment är det bra att effektivisera det så mycket som möjligt genom att dela in deltagarna i par/smågrupper. Är ni färre än 5 personer på mötet kan ni jobba individuellt.
Deltagarna får formulera röda, gula och gröna signaler. Det finns ingen begränsning på hur många röda och gula signaler man får ge, men alla måste bidra med minst tre gröna signaler. Den röda/gula färgen indikerar i vilken prioriteringsordning signalerna bör hanteras.
Röd = signal om behov av snabb hantering/åtgärd
Gul = signal om åtgärdsbevakning
Grön = signal om det positiva i verksamheten
Genomförande
1. Formulera frågeställning: En bra fråga är “Vad i arbetsmiljön fungerar mindre bra (gula och röda signaler), respektive bra (gröna signaler)?“ En smalare frågeställning kan vara “Vad i distansarbetet fungerar mindre bra, respektive bra?“ eller “Vad i omorganiseringen fungerar mindre bra, respektive bra?“
2. Presentation av mötet: Gör en tydlig beskrivning av mötet med mål och syfte. Kanske behöver du säga att “jag vill be alla att delta i en positiv anda och fokusera på hur vi kan få det ännu bättre tillsammans“. I presentationen redovisar ni även de åtgärder som är gjorda utifrån röda och gula signaler från föregående trafikljusmöte.
Dela vid behov in deltagarna i par/grupper. Även du som leder mötet är med i en grupp och utformar signaler.
3 a. Formulera och redovisa signaler vid fysiskt möte: Ge gruppen 5-10 minuter till att formulera röda, gula och gröna signaler. I detta möte arbetar ni med de frågor som känns viktigast just nu (top of mind). Därför behövs det endast 5-10 minuter för att formulera signaler. Den största delen av mötet används alltså till att redovisa och hantera dem. Låt först en person/grupp börja redovisa en röd signal. Om andra har samma eller liknande signal så säger de till så kan mötesledaren sortera in alla röda och gula signaler i kategorier.
3 b. Formulera och redovisa signaler vid digitalt möte: Redovisningsmomentet kan bli rörigt vid genomförande av digitalt trafikljusmöte. Därför rekommenderas att deltagarna får möjlighet att formulera signalerna och i förväg skicka in dessa till mötesledaren, till exempel via mail. Mötesledaren kan då i lugn och ro skapa kategorier som sedan redovisas på själva mötet.
4. Hantering av signaler: Välj en röd signal att börja arbeta med. Prata tillsammans i helgrupp, eller i smågrupper om vilka åtgärder ni kan göra för att hantera just den signalen. Det handlar om att komma med konkreta förslag för hur ni kan göra för att minska problemet. Ibland kan problemet komma att kvarstå och då handlar hanteringen om hur ni kan skapa en acceptans kring detta.
Efter första signalen är redovisad fortsätter gruppen med sin nästa röda signal på samma sätt. Fortsätt tills alla röda och gula signaler är redovisade och hanterade. Prioritera de röda signalerna om tiden inte räcker till. De gula signalerna kan redovisas men behöver inte alltid få en lösning på sittande möte. Den som leder mötet behöver se till att diskussionerna inte drar ut på tiden. Ibland kan ni behöva pausa pratet om en signal för att komma vidare.
Dokumentera de olika signalerna och dess åtgärder så att ni efteråt kommer ihåg vad som skulle göras och vem som skulle göra det. Detta redovisas även på nästa trafikljusmöte. Då blir det tydligt att de signaler som kommer fram hanteras och följs upp. Därmed visar ni att trafikljusmötet är viktigt och gör nytta.
Avsluta på ett positivt sätt med att alla får presentera sina trevliga gröna signaler. Detta skapar en bra känsla i gruppen då ni kan konstatera att det finns mycket som är positivt i verksamheten!
Vanliga frågor om trafikljusmötet
- Deltagarna bara gnäller och det känns inte som att mötet är konstruktivt
Kom ihåg att det är viktigt att man får möjlighet att sätta ord på det som inte fungerar bra. Var inte rädd om några påtalar problem i verksamheten. På de första trafikljusmötena kan det komma upp många röda signaler. När de är hanterade kommer det förhoppningsvis färre. Men påminn också alla om att det är viktigt att ha en positiv anda och bidra till en god stämning på mötet. OBS: Om det finns en pågående konflikt i gruppen så behöver den först hanteras innan ni kan påbörja arbetet med trafikljusmöten.
- Deltagarna skriver röda och gula lappar om saker som arbetsgruppen inte kan påverka
Det är helt naturligt att saker utanför gruppens kontroll skapar frustration. Till exempel har kanske verksamheten köpt in ett nytt datorprogram som fungerar dåligt, men kontraktet är på tio års tid. Då kommer ni att behöva anpassa ert arbete till det dåliga programmet. Finns det kanske någon i gruppen som kan lära sig programmet djupare och kan lära ut det till de andra? Kan ni få en utbildning i programmet? Kan ni gå runt de värsta problemen genom att använda andra system? I ramsättningen för mötet kan mötesledaren berätta en liknelse för att tydliggöra skillnaden mellan vad ni kan påverka och inte. “Tänk på vädret, det kan vi inte påverka, vi måste anpassa oss till det. Om det är kallt ute så tar vi på oss varma kläder, regnar det så tar vi på oss stövlar och regnjacka och om solen skiner så anpassar vi vår klädsel till det. Och ingen planerar ett utomhusbröllop på vintern i Sverige. Och om vi planerar ett utomhusbröllop i Sverige på sommaren, så är det bra att se till att det finns någonstans att gå in för gästerna om det börjar regna. På jobbet finns det också vissa saker vi inte kan påverka. Vi behöver hitta sätt att anpassa oss till dessa saker, liksom vi anpassar oss till vädret.”
- Mötet drar ut på tiden
Mötesledaren behöver ha koll på klockan och avbryta diskussioner som drar ut på tiden. Kanske kan vissa frågor diskuteras i ett annat forum, kanske behöver beslut fattas av någon annan. Ibland får man helt enkelt besluta att låta frågan bero till ett annat möte men tacka för att den har lyfts upp.
- Det finns underliggande konflikter i arbetsgruppen. Det finns en risk att det blir en otrevlig ton på mötet och i värsta fall personangrepp
Kom ihåg att trafikljusmötet är ett förebyggande möte. Finns det konflikter i arbetsgruppen så behöver de hanteras innan ni gör ett trafikljusmöte. Det är arbetsgivarens ansvar att hantera konflikter mellan medarbetare. Ett alternativ kan vara att i förväg ha ett individuellt samtal med den/dem som du misstänker kan agera ut en konflikt under mötet. Be dem då att hålla individuella frågor utanför trafikljusmötet och istället hantera dessa frågor i enrum med den/dem det berör. På trafikljusmötet fokuserar man på gemensamma verksamhetsfrågor.
- Vi kan inte samla arbetslaget/teamet på grund av skiftarbete eller annat
Om ni av schematekniska skäl inte kan samla hela arbetslaget/teamet så kan ni jobba i halvgrupp. Till exempel en avdelning för sig. Kom ihåg att det är viktigt att gruppen lyfter frågor som de själva kan påverka så det inte blir ett forum för klagomål på “de andra”. Framkommer signaler som även inkluderar andra, som inte deltar på mötet, t.ex. brist på information från en annan avdelning. Då behöver lösningen innehålla förslag på hur gruppen själv kan hantera det problemet. I detta fall skulle det kunna vara att lyfta frågan med ansvarig för den berörda avdelningen, vem som gör det och på vilket sätt så det blir ett bra samtal. Se även nästa punkt för förslag på alternativa metoder.
- Det är omöjligt att avsätta 45-90 minuter.
Ibland räcker inte tiden till men det är då viktigt att komma ihåg att förebyggande insatser kan i längden vara tidsbesparande för alla. Om ni arbetar med trafikljusmötet regelbundet så hanteras många irritationer innan de blir större motsättningar/konflikter och det bidrar till en bättre arbetsmiljö bland personalen. Vi har inget konkret förslag på hur just ni kan göra utan ni behöver se till era förutsättningar. Ibland behöver man tänka utanför boxen. Kan trafikljusmötet göras på en whiteboard i lokalen, eller en digital whiteboard där röda, gula och gröna signaler lyfts upp under en viss period och förslag på lösningar diskuteras i olika forum under den kommande veckan?