Konflikt på jobbet: tre typer och hur du som chef agerar
Konflikter på jobbet är inte ovanliga. Tvärtom är de en oundviklig del av att vara människor som samarbetar. Frågan är inte om de uppstår, utan vad du som chef gör när de gör det.
Konflikter som ignoreras tenderar att eskalera. Konflikter som hanteras klokt kan tvärtom leda till utveckling, tydligare relationer och starkare samarbete. I den här artikeln går vi igenom de tre vanligaste typerna av konflikt på jobbet och vad du som chef behöver göra för att upptäcka, hantera och förebygga dem.
Vi har tagit hjälp av Tamara Mašković Wängborg, specialist på konflikthantering på Araya & Maskovic, samt Thomas Jordan, universitetslektor vid Göteborgs universitet och en av Sveriges främsta forskare inom arbetsplatskonflikter. "Många konflikter hade gått att undvika om en chef uppmärksammat och tagit tag i det i tid," säger Thomas Jordan.
Konflikter har fått ett oförtjänt dåligt rykte
Tamara Mašković Wängborg, specialist på konflikthantering på Araya & Maskovic, möter ofta chefer som behandlar varje konflikt som ett misslyckande. Men hon menar att det är en missuppfattning som i sig bidrar till problemet.
Det betyder inte att konflikter är ofarliga. Olösta konflikter på arbetsplatsen kan leda till sjunkande kvalité, ohälsa, försämrad motivation och i värsta fall att personer säger upp sig. Men det betyder att en chef som lär sig hantera konflikter konstruktivt istället för att undvika dem frigör en kraft i organisationen som rädsla för konflikt aldrig kan göra.
Tre typer av konflikt på jobbet
För att kunna agera klokt behöver du veta vilken typ av konflikt du har att göra med. I praktiken delas de flesta konflikter på arbetsplatsen upp i tre huvudgrupper.
1. Konflikter om beteenden
Det här är ofta den svåraste typen av konflikt. Det handlar om att någon beter sig på ett sätt som är frustrerande för andra: bristande samarbete, negativ attityd, själviskt agerande. Beteendet kan också vara knutet till chefsrollen. Det handlar då om otydliga eller motstridiga instruktioner, favorisering, ovilja att fatta beslut, blockering av kritik eller detaljstyrning.
Det är också den typ av konflikt som Thomas Jordan pekar ut som mest krävande för chefer att hantera. "Det här är allra svårast för chefer att hantera. Man kanske försöker med samtal, feedback och olika former av gränsdragning men utan resultat," säger han.
Beteendekonflikter är svåra eftersom de inte alltid har enkla, sakliga lösningar. Det räcker sällan med att förklara reglerna. Du behöver förstå vad som ligger bakom beteendet och vara beredd på att lösningen kan ta tid.
2. Konflikter om sakfrågor och intressen
Det här är konkreta problem där olika personer tycker olika. Det kan handla om arbetstider, hur en uppgift ska utföras, prioriteringar i ett projekt eller hur en gemensam resurs ska fördelas.
Den här typen av konflikt är ofta lättare att hantera eftersom det finns något konkret att förhandla om. Risken uppstår när sakfrågan inte tas om hand i tid. "Den som inte får gehör från chefen kan till slut bli så frustrerad att det går ut över medarbetare," säger Tamara Mašković Wängborg.
En sakfråga som ignoreras hinner alltså bli en relationskonflikt. Vilket är värre.
3. Konflikter om strukturfrågor
Många konflikter på jobbet handlar inte alls om personerna inblandade, utan om hur organisationen är byggd. Otydliga roller, otillräckliga resurser, hög arbetsbelastning eller riktlinjer som inte hänger ihop med vardagens praktik. Det är konfliktdrivande faktorer chefen ofta inte ser direkt.
"Medarbetare förstår inte alltid att det handlar om bristande struktur. Istället ger de sig på varandra och det blir personkonflikter, man tassar in på andras områden och börjar demonisera varandra," säger Tamara Mašković Wängborg.
En av de vanligaste strukturella konflikt-anledningarna är organisatoriska förändringar som inte landar i hela teamet. "Delar av personalen är med på tåget, medan en klunga står kvar med armarna i kors," förklarar hon.
När det händer är det förändringsledningen som måste in i bilden, inte enskilda medarbetarsamtal.
Hur du upptäcker konflikter i tid
De allra flesta konflikter på arbetsplatsen börjar smått — ett missförstånd, en gnällig kommentar, ett möte där energin är låg. De som uppmärksammas tidigt är också de som är lättast att hantera. Problemet är att de tidiga signalerna är lätta att missa.
"Luta dig framåt, bottna och lyssna in. Du kan också ha samarbetskontrakt i dina arbetsgrupper, spelregler för outtalade områden, för att gruppen ska vara trygg med hur man ska göra i olika situationer," säger Tamara Mašković Wängborg.
Konkreta varningssignaler kan vara att uppgifter inte blir klara i tid eller faller mellan stolarna, att en spänning mellan två personer börjar påverka hur andra i gruppen agerar. Tar du dig tid att fråga, tar du också reda på vad som händer.
När ska du som chef agera, och när ska du låta bli?
Att upptäcka en konflikt tidigt betyder inte att du alltid ska gå in och lösa den. Vuxna medarbetare löser många konflikter själva, och en chef som rusar in för tidigt riskerar att undergräva självständigheten och bränna sin egen ork.
Frågan är inte om du har sett konflikten, utan om den påverkar arbetet. Levererar medarbetarna? Hur är arbetsmiljön? Sprider sig spänningen till fler? Är konflikten inkapslad mellan två personer som fortfarande fungerar kan du ofta hålla ett vakande öga utan att ingripa. Påverkar den däremot leveranser eller arbetsmiljö är det dags att agera.
Så förebygger du konflikter på arbetsplatsen
Det effektivaste arbetet mot konflikt är inte hanteringen, utan förebyggandet. Här är fyra konkreta saker du som chef kan göra:
Regelbundenhet i att fiska upp missnöje. Boka tid med medarbetarna individuellt och fråga rakt på sak hur de har det, vad som funkar och vad som skaver. Behandla missnöje som information, inte som gnäll.
Samarbetskontrakt. Spelregler för hur ni hanterar olika situationer i gruppen. Vad gör vi när någon missar en deadline? Hur ger vi varandra feedback? Det som är outtalat blir grogrund för konflikt.
Tydlig rollfördelning. Otydliga ansvarsområden är en av de vanligaste konfliktkällorna. Ju klarare vem som äger vad, desto färre tassar in på andras områden.
Stöd från HR eller extern resurs. Gör dig inte ensam. En chef som försöker fixa allt själv blir snabbt utbränd. Det finns både intern och extern hjälp att tillgå.
"Bäst är regelbundenhet i att fiska upp missnöje och problem," säger Tamara Mašković Wängborg.
Att förlora duktiga medarbetare eller att inte få med sig sin personal när förändringar sker kostar mycket pengar. Förebyggande arbete betalar sig nästan alltid tillbaka.
Sammanfattning
Konflikt på jobbet är oundvikligt. Frågan är inte om de uppstår, utan vad ni som organisation gör med dem. Konflikter som ignoreras eskalerar. Konflikter som hanteras tidigt och klokt kan istället bli en grund för utveckling.
Som chef är dina tre viktigaste verktyg:
Förstå vilken typ av konflikt du har att göra med
Upptäck tidigt genom regelbundna samtal och tydliga spelregler
Agera klokt, men inte alltid omedelbart
Det är inte ditt jobb att fixa allt. Men det är ditt jobb att se vad som händer och se till att rätt åtgärd kommer i rätt tid.
Behöver era chefer stöd?
Vi utbildar chefer, HR och team i konflikthantering— verktyg för att förstå, upptäcka och hantera konflikter konstruktivt.
Vill ni bolla en specifik situation först? Boka en kostnadsfri rådgivning med en av våra seniora konsulter.
Denna artikel är baserad på en intervju med Tamara och Thomas i chefstidningen.